Ларри Прусак «Building a Knowledge Capability»

Олег Лавров

Олег Лавров — председатель Правления Ассоциации российских специалистов и экспертов управления знаниями «КМ -Альянс».
Эксперт в области корпоративного управления, управления знаниями (Knowledge Assets Management). Председатель совета директоров и член совета директоров компаний с государственным и частным капиталом. Доктор медицинских наук, профессор.
На этот раз Олег предоставил для публикации в нашем журнале свой авторский перевод статьи Ларри Прусака «Building a Knowledge Capability».

Опыт западного исследователя будет полезен всем, кто хочет построить эффективную проектную команду, эффективно развивать, сохранять и передавать знания в своей компании.


Предпосылки

Учение о знании было известно и практиковалось философами еще до появления Сократа, около 2600 лет назад. С тех пор оно послужило темой для множества книг, статей, лекций, и стало объектом исследований, присутствующим во многих культурах, науках и эпохах.

Однако, управление знаниями как официальная и структурированная наука, исследующая роль знаний в повседневной жизни, мышлении и бизнесе существует не так давно. Причины этого весьма разнообразны, и мы можем с уверенностью сказать, что эти причины могут представлены, например, вот таким образом:

  1. Как известно, сложно измерить или количественно оценить знания каким-либо способом. Это довольно долго отпугивало классических исследователей в большинстве социальных количественно-ориентированных наук.
  2. Многие экономисты довольно долго работали над ошибочным утверждением, что информация и знание – это одно и то же. Так как считается, что информацию измерять проще, есть возможность учесть ее, например, в производственных показателях, распространении ее в компании. Такой подход приводил к изучению информации, подразумевая под ней знание и такое обобщение было весьма неправомерно.
  3. Бизнес-школы, которые сообщали о большей части исследований, проводимых в организациях, принимали посыл от экономистов, и в них начинали преподавать информацию и информационные технологии с точки зрения «знания» или, по странному стечению обстоятельств, объединяли эти два понятия. Эта ситуация постепенно меняется, хотя в некоторых бизнес-школах все еще присутствует такая модель обучения.

Картина начала меняться в далеких 1980-х гг., когда Питер Друкер, австриец, теоретик менеджмента, достиг широкой популярности в управленческих кругах, и в то же время начал говорить о знаниевой работе (knowledge work) и знаниевых работниках (knowledge workers), тем самым бросив вызов руководителям, с целью выяснить способы управления знанием. В начале 90-х гг., газеты и журналы начали печатать статьи по теме возникшего тогда нового словосочетания «knowledge management». В 1992 году были проведены три отдельные конференции по этой теме, две в США и одна в Европе.

Что еще более важно, организации начали делать свои первые робкие шаги к управлению знанием и к таким организациям относились McKinsey&Co, World Bank, Xerox, British Petroleum, NASA, Hewlett Packard и IBM. Одновременно, множество других мировых консалтинговых и сервисных компаний начали свое движение в сторону активной работы со знанием.

Поскольку развитие не происходит без основных понятий, возникла ранняя теория и практика в управлении знанием, на которую повлияли три обособленных комплекса, уже тогда широко известных направлений.

Первым и самым ярким направлением было управление информацией. Поскольку технология работы с информацией набирала силу и использовалась в течение 80-х гг., не было удивительно, что средства и методы управления информацией начали продвигать консультанты, продавцы и издатели журналов. Эта практика делала упор на потребности в точных таксономиях, пользовательских потребностях, избегании дупликаций и других способах повышения эффективности в производстве и распространении информации. Не потребовалось много усилий чтобы для более быстрой адаптации этих понятий к «знаниям» и назвать именно это «управление знаниями», хотя это было ни по сути ни по содержанию не так.

Второй вклад в knowledge management (KM) или как мы называем — управление знаниями, был из инжиниринга процессов. Это было весьма массовое движение, которое также достигло пика в 90-е. Оно было сосредоточено на переразработке основных бизнес-процессов, которые существовали в организациях, за счет использования быстро развивающихся информационных технологий. Это позволило стать процессам более эффективными и точными, предоставило большее количество сервисов клиентам и организациям во всей цепочке поставок и позволило использовать опыт всех пользователей информационных систем.

Третье движение, которое необходимо упомянуть здесь, явилось комплексным понятием, заявившим, что основной тренд глобальной экономики — это экономика, основанная гораздо больше на информации и знаниях, чем на товарах, производстве и добывающей  промышленности.  В  то  время  было  выпущено  много книг и докладов, взывавших к признанию и действию, чтобы начать работу с этой новой «постиндустриальной экономикой». К счастью, некоторые крупные международные организации, такие как ООН, Всемирный банк, ОЭСР и некоторые другие начали обсуждать и писать доклады об этой тенденции, и их работа серьезно повлияла на правительства, а, следовательно, на политику и образование в этих странах. Такого рода действия и движения, а также быстрая адаптация информационных технологий, были путями, которые привели к новым, разработанным компаниями практикам, составляющим управление знанием, каким мы знаем его сейчас.

Современное состояние knowledge management– это во многом плюралистический комплекс понятий, взятых из других наук и культур, прагматично применяющийся по мере необходимости. В течение тридцати лет он уверенно трансформировался в особенную, постоянно развивающуюся практику, которая сейчас принимает мировой масштаб, междисциплинарная по содержанию, и все больше и больше преподаваемая в международных университетах.

Как превратить знания в knowledge capability компании?

Хоть и кажется очевидным, что каждая организация, почти любого масштаба и назначения, должна применять знания эффективно, чтобы быть успешной, в реальной жизни это не совсем так. Каждому человеку, заинтересованному в создании знаниевой практики в своей организации, приходится чаще всего «продавать» свою идею руководству, чтобы положить начало этой деятельности. В любой организованной человеческой деятельности всегда есть рынки конкурирующих идей. Люди защищают и продвигают свои идеи, для того чтобы их приняли, но эти идеи соперничают с идеями других. Идеи не всегда выигрывают, если даже они изначально точны, правильны или выполнимы. Обычно они выигрывают, потому что они представлены убедительными способами, и способны убеждать других в правоте дела.

Для обоснования важности знания, полезно привести здесь следующие аргументы, использование которых мы встречали во многих организациях по всему миру, и они имели успех.

  1.  Мировая экономика становится все более и более обдуманной, основанной, в большей мере, на актуальных знаниях в их широком понимании, чем на материальных активах. Ключевые индустриальные ресурсы: природные богатства земли, труд и капитал – воспринимались как главные источники дохода в последние несколько столетий, но сейчас они стремительно замещаются за счет нематериальных продуктов человеческого воображения, например, алгоритмов, идей, формул, схем и разнообразия способов организации работы и бизнес- процессов. Если взглянуть на некоторые из наиболее успешных сегодня компаний – Google, Amazon, Apple и Tata – можно легко увидеть то, что они являются, почти полностью, продуктом реализованных воображений и идей.
  2.  Все организации тратят много своих корпоративных усилий и средств на знания – даже если они осуществляют это разными способами. По разным оценкам в крупных компаниях корпоративные расходы на этот вид деятельности достигают 60%, они уходят на различные формы знания, даже если компании не озвучивают этого. Зарплаты отличаются в любой компании, и эта разница часто основана на сочетании знания, опыта и производительности. Но эти понятия сводятся к тому, что человек должен что-то уметь и знать, и к тому, как он эффективно использует то, что знает и умеет в интересах компании. Поскольку знания, как таковые, трудно измерить, мы часто основываемся на доверии к существующим способам оценки знаний. Ученые степени, опыт, репутация и предыдущая деятельность – все это, как правило, является подтверждением знаний человека и определяет его позицию в компании. Если компания не учитывает точно и не знает свои основные важнейшие нематериальные ресурсы, она, безусловно, в конечном итоге не сможет реализовать свой рыночный потенциал.

Типы знания

Из ранних проектов в области КМ, мы можем извлечь один ключевой урок, что неспособность компаний взглянуть на знание более широко, приводило их к частичному успеху. Как мы полагали ранее, экономисты и люди, обладающие деловым мышлением, в целом, отождествляли информацию и знание в ущерб пониманию реального значения знаний. Когда КМ начал развиваться как бизнес-практика, единственным типом знания, как думали, которое может поддаться управлению, являлось явное (explicit) или учитываемое знание – тип, который мог быть легко предоставлен в виде печатных документов. Эта часть знаниевого спектра близка к самой информации и легче в управлении. Никто не может возражать, что явное знание в такой форме является жизненно необходимым для любой компании. для ее функционирования надлежащим образом, тем не менее, такая форма знания оставляет без внимания то знание, которое в действительности отличает одну компанию (человека, страну) от другой. В философской литературе есть множество путей обсуждения этих двух форм знания. Явное и неявное знание, декларативное и процедурное, открытое и скрытое и т.д. и важно учитывать эти различия.

В этой статье мы предпочтем использовать простые понятия «знаю что» и «знаю как» (ноу-хау, от англ. know how — знать как). «Знаю что» — это форма знания, которую легко использовать и переносить. Оно, в целом, состоит из фактов, утверждений, кодированной информации и т.д. Это обычно, что мы знаем, что всегда позволит нам сказать: «Париж – столица Франции, автор «Войны и Мира» — Л. Н. Толстой» и т.д. Это знание легко объяснимо и может легко быть передано и распространено в мире в долю секунды, и основано на нашем изучении ограниченных тематик. Но большая часть этого знания – обширное знание значительной важности, которое трудно или невозможно закодировать, или перенести в другую форму. Мы называем это ноу-хау, оно позволяет кому-то делать вещи, суть которых не может быть быстро извлечена из текста. Родившийся в Венгрии философ и ученый, Майкл Полани, который писал об этом предмете, замечательно сказал: «Мы знаем больше, чем мы можем сказать» и использовал, в качестве примера, умение кататься на велосипеде. Как мы можем рассказать, что именно мы делаем, когда катаемся или плаваем, или быстро ориентируемся в новой ситуации? Как опытный хирург «знает» что делать, когда он видит новообразование у пациента уже на операционном столе? Или механик, услышав новый звук, доносящийся из машины? Ноу- хау не может быть получено быстро. Это результат многолетнего опыта и «делания» чего- либо. Студенты, только что закончившие университет и получившие образование в области химии, у которых отложилось много информации по их предмету, а сдача экзаменов вернула эту информацию обратно к их преподавателям. Конечно, они могли проводить много времени в лаборатории, но разве они стали химиками? Разве другие химики будут думать о них так? Никто не будет. Чего им не хватает, так это многих лет опыта, опыта, который помогает приобретать человеку его личного ноу-хау для его успешной работы в качестве химика без необходимости постоянно смотреть в текст, а также принимать верные заключения и решения, основываясь на этом опыте.

Важно понимать, что эти два типа знания связаны друг с другом и существуют в целом спектре, который мы называем «знание» и это не два отдельных понятия. Такую ошибку часто совершают в начале создания знаниевой практики, и ее следует учесть. Знание – это поле, оно все взаимосвязано.

В заключение необходимо сказать, что очень важным является понимание и обсуждение того, какие виды знания вы хотите выделить для себя, проекта и компании и в то же время понять, чем они являются, и это не всегда просто отличить одну форму от другой.

Управление знаниями (knowledge management)

Существует три основных направления, по которым компании работают со знанием:

— развитие знания;
— сохранение знания;
— передача знания.

Развитие знания

Как мы говорили выше, новые знания — это возможность, позволяющая организациям идентифицировать существующие и приобретать знания, которые им нужны, но которых у них сейчас нет. Знание может быть приобретено несколькими способами – и почти все организации используют, в той или иной мере, несколько из них, когда сталкиваются с потребностью в получении этого знания они могут:

—  развивать знание посредством внутренних команд или проектов, направленных на развитие знания;
— нанять консультантов для развития знаний;
— арендовать знаниевые ресурсы у других организаций, которые располагают ими и хотят давать их в аренду;
— купить небольшую фирму, которая обладает этими знаниями;
— нанять человека или, что более вероятно, группу людей, которые обладают этим знанием.

Очевидно все эти способы обладают различной стоимостью и затратами, и ситуация даже более сложна, поскольку, как мы уже говорили, знание нематериально, следовательно, когда вы пытаетесь развить его, то его невозможно сразу измерить, потрогать, увидеть или почувствовать, чтобы осмыслить его, на это требуется время и усилия. Оно должно быть основано на прошлых попытках, на репутации, инстинктах, или на любом другом способе доказательства его значимости, чтобы его развитие в компании продолжалось. Все такие попытки проходят легче, если организация научилась специально работать со знанием, и у нее есть сотрудники, у которых есть опыт и «мета-знание», т.е. знание о знании. Некоторые фирмы пытались использовать искусственный интеллект, для нахождения компании для покупки. Компания IBM использует для этого инструмент Watson AI. Этот инструмент, сам по себе, все еще зависит от человека, в том, чтобы программировать его, и в том, чтобы использовать человеческое конечное знание, для того, чтобы продолжить развивать его.

Сохранение знаний

Когда знание попадает в фирму, или обнаруживается или развивается внутри, то очень важно ему остаться в компании. Знание, которое не остается у фирмы, в  некотором роде, является впустую потраченным усилием и средством. Есть два основных пути, как знание сохраняется в любой компании. Оно встроено в процедуры и бизнес-процессы организации и воплощается в способах мышления и работы персонала. Все организации имеют свои собственные процедуры, процессы и практики, которые позволяют им работать эффективно. Когда новое знание, технология, организационная инновация, стимул развития или некоторые другие нововведения появляются в компании, оно обычно оценивается и, скорее всего, опробируется на экспериментальной или проектной основе. Если эта новая техника (другая форма знания) удовлетворительна, то она становится частью того, как выполняется работа – т.е. встраивается в бизнес-процесс. Знание, которое она собой представляет, остается в компании и способно передаваться. Другая дополнительная форма сохранения знания происходит через социализацию сотрудников и впитывание знаний, так, что оно воплощается в них и становится частью их собственного знания, осознается как неотъемлемая часть производственного опыта. Это может быть сделано путем продуктивных тренингов, занятий, работы на новых участках, по новым техникам или в программах ориентации. Основные и обширные исследования провел Департамент Труда Соединенных Штатов около десяти лет назад, они показали, что большинство людей изучают что-то новое на работе без особых специализированных тренингов, просто разговаривая и работая совместно. Это исследование было проведено и в других местах, а результаты в них были идентичны, и мы обращаем ваше внимание, что такие практики должны быть приняты к сведению при разработке решения о корпоративной политике по сохранению организационных знаний.

Передача знания

Многие компании стали глобальными всего за последние несколько десятилетий и это не только коммерческие компании, но и правительственные учреждения и некоммерческие организации. Что, в свою очередь, приводит к реальной необходимости для такого рода организаций, видеть то, как они могут лучше сделать так, чтобы вновь созданное знание в одном подразделении одного географического офиса, использовалось в других местах в организации. Время показывает, что это сделать достаточно сложно, чем кажется на первый взгляд и как мы сказали выше, ноу-хау не поддается кодификации, и его перенос, происходящий без переноса людей, является трудной задачей, но все же, уже выполнимой. Здесь свою незаменимую роль сыграли награды за эффективную передачу знания, и они могут быть разнообразными и многочисленными. Компании British Petroleum удалось передать знание — разнообразные формы ноу-хау – о глубоководном бурении скважин от Северно-Корейского моря до Мексиканского Залива, используя для этой работы свой «KM офис» — специализированное подразделение, управляющее циклом знаний в компании, что в процессе позволило сэкономить несколько учтенных миллионов фунтов. Существует множество подобных примеров в литературе.

У NASA есть тринадцать отдельных департаментов по всей территории Соединенных Штатов, каждый из которых специализируется на отдельных функциях. Лаборатория Реактивного движения работает, например, над ракетами. Компания

«Джонсон Космические Исследования» работает над процессом управляемого полета. Каждая из этих организаций регулярно создает инновации по методам работы и продуктам, но, несмотря на то, что они очень хотят делиться знаниям друг с другом, это не всегда случалось удовлетворительным путем до прошлого десятилетия, пока Директором по знанию (CKO – Chief Knowledge Officer) не были приняты специальные практики обмена знаниями. Одна из этих практик, которая оказалась эффективной, это обучение инженеров способности рассказать о своих изобретениях путем рассказа историй, а не использовать схематичные типичные презентации, сделанные в Power Point. Возможно, самый простой способ передачи ноу-хау путем рассказа историй, он не всегда гарантированно работает, но способ является очень эффективным. Полугодичные встречи, на которых инженеры рассказывают о своих разработках другим инженерам из других центров, стали весьма успешными в передачи знаний для NASA и для некоторых других космических программ. Другой способ, которым ноу-хау могут быть переданы – это организовать временный обмен сотрудниками, которые обладают ноу-хау и убедиться, что у них есть время и инструкции, чтобы обучить других тому, что они знают. Множество японских фирм делают это достаточно хорошо, включая Fujitsu и Mitsui. Хитрость здесь в том, чтобы не перегружать учащихся или преподавателей, а дать им краткие указания о важности обмена знаниями. Подводя итоги, скажем, что при разработке стратегии по управлению знаниями важно определить, с каким типом знания вы хотите работать сейчас и потом, и что вы хотите делать с ним, каких конкретных целей достичь.

Построение вашей аргументации

Когда вышеописанная работа закончена, вы должны потратить силы и время на то, чтобы убедить остальных сотрудников в значимости этой работы на конкретных и признанных, при проведении пилотных проектов корпоративных историях. Такие истории, аналитика, статистика являются полезными в этом деле. Используйте абсолютно все, что вы чувствуете будет работать лучшим образом для тех людей, которых вы пытаетесь убедить. Принципиально важно в продвижении корпоративного проекта совместить то, что делаете, с общей стратегией и целями организации. Одна крупная энергетическая фирма, которую я знаю, связывала использование знания с инновациями, в то время как сама фирма, находилась в режиме сокращения расходов, и не могла в действительности слышать, что говорят специалисты по управлению знаниями. Это происходило чаще, чем Вы можете себе представить, и надо быть подготовленным к такой ситуации. Вы должным быть уверены, что то, что вы говорите, находит поддержку в общих целях компании и у пилота есть сподвижники в высшем руководстве. Вместе с тем, всегда будьте готовы показать начальный бюджет и некоторые типы измерений, для наглядности прогресса в вашей работе. Поскольку знание представляет собой нематериальное понятие, зачастую трудно измерять его эффективно. Вам может понадобиться использование приблизительных понятий или их подмена, для простого и ясного измерения прогресса в работе со знанием. Некоторые организации использовали отчеты пользователей по удовлетворенности, чтобы продемонстрировать успешность проекта по работе со знанием и отклик сотрудников. Такой способ применяют несколько фармацевтических компаний, и такой способ работает для них хорошо для демонстрации ценности. Опрос пользователей также показывает свою эффективность. Поскольку многие технологии продаются как знаниевые инструменты, а их поставщики достаточно эффективно продвигают свой продукт таким способом, многие фирмы думают, что они управляют знанием, когда на самом деле они управляют технологиями. Управление знаниями в большей степени относится к людям. Только люди обладают знанием – компьютеры обладают правилами и алгоритмами, запрограммированы людьми. Поэтому опыт многих КМ практиков показывает, что если вы тратите более 30% своего бюджета управления знаниями на технологии, то считайте, что вы работаете не над проектом в области управления знаниями, а в области управления технологиями. Конечно, это не подразумевает, что в этой работе не надо использовать технологии. Жизненно необходимую роль в деятельности компаний играют такие понятия как: инфраструктура, сети, механизмы доставки. Только не перепутайте их с самим понятием «знание».

Организация проектной команды

Наверное, самая важная часть при построении интеллектуального потенциала компании — всей совокупности взаимодействия людей, технологий, бизнес-процессов, инструментов управления знаниями – это собрать правильную команду для этой работы. Вот несколько мыслей по этому поводу, с оговоркой на то, что не все они подходят для всех организаций. Они перечислены мной в последовательности понимания их важности.

  1. Найдите людей, всегда жадных до новых знаний. Работа со знанием в компании – это путь, полный неожиданностей, он имеет мало доступных способов действия, чем другие задачи организации. Пригласите людей, которые будут способствовать подобным изменениям и склонны выискивать и системно изучать разнообразные материалы, которые могут помочь им в работе.
  2. Выбирайте общительных людей по своей натуре. Исследование, проведенное автором этого материала десять лет назад, показало, что новые идеи лучше продаются в организациях, где служащие сами занимались построением обширных коммуникационных сетей, где сотрудники использовали свое влияние и обладали доверием со стороны своих коллег и это облегчало старт новых проектов.
  3. Попробуйте сочетать культурное и функциональное разнообразие в проектной команде. В ряде недавних исследований было показано, что интеллектуальное разнообразие является сильным фактором в производительности любой команды, особенно при разработке новых идей. Это означает, что необходимо выбрать людей, которые принесут различные навыки и опыт для решения задачи, и убедитесь, что их усилия скоординированы, а не противоречат друг другу.

В заключении обдумайте, что именно вы предлагаете и хотите реализовать, что вы реально можете сделать в ограниченных временных и ресурсных рамках и текущих условиях в компании. Сначала выгодно сделать простой проект, чтобы доказать в первую очередь себе значение работы со знанием, а затем перейти к более сложным взаимодействиям. Помните, что вы начинаете работать на новом поприще, где вам все еще не очень хорошо знакомо. Вы должны будете понять много нового и разобраться с этим, что для себя и для вашей организации будет важно и достичь этого можно только коллективными усилиями и руководящими принципами развития компании.

Желаю Вам удачи!

 

1

Алиса Кононенко

view all post

By Daniele Zedda • 18 February

← PREV POST

By Daniele Zedda • 18 February

NEXT POST → 34
Share on